A partir de agosto a Superintendência de Recursos Humanos vai dispor de acesso on line de cópia de todos os contracheques emitidos na Assembléia Legislativa desde 1976, facilitando a obtenção de informações acerca dos servidores. Esse serviço vai ser possível em função do processo de digitalização de todos os documentos arquivados que vem sendo realizado pela Seção de Arquivo Geral e Microfilmagem, ligada à Divisão de Documentação, da Diretoria de Apoio Parlamentar.

Até o momento, já foram digitalizados mais de um milhão de documentos e, destes, cerca de cem mil já foram indexados, o que permite a pesquisa e obtenção do material desejado. A meta é oferecer as informações de ordem administrativa, a exemplo dos contracheques, apenas para os setores específicos da própria Casa. Na Seção de Anais, por sua vez, o trabalho é também indexar discursos e projetos de parlamentares para que sejam publicados na Internet. Por enquanto, a seção está trabalhando no acervo de 2002 e 2003.

Além de agilizar diversos processos, o trabalho que vem sendo desenvolvido no Arquivo Geral representa uma economia de R$ 500 mil, na estimativa de Antonio Carlos Franco, responsável pelo desenvolvendo da nova metodologia. Ele explica que os programas utilizados são todos livres e o total em equipamentos pedidos não passa de R$ 25 mil. Quando estiver funcionando plenamente serão três scanners de alta performance, capazes de copiar frente e verso de 50 folhas de papel em 60 segundos, e cinco estações de trabalho.

A Biblioteca da Assembléia também já havia colocado o pé na informatização há algum tempo, mas também ali a expectativa é de que novos processos representem maior agilização. O novo programa, em que estão sendo cadastrados todos os livros e periódicos, além da vantagem de também ser livre (é necessário o pagamento de R$ 2,86 mil para ser utilizado na rede), funciona em ambiente Windows. Isto significa que brevemente, de qualquer computador da Casa, será possível pesquisar o acervo. O software é o Personal Home Library (PHL), que já é utilizado por diversos órgãos, a exemplo da Procuradoria Geral do Estado, Poder Judiciário e Companhia Baiana de Pesquisas Minerais (CBPM), entre outros. A chefe do setor, Iracilda Nunes, explica que cerca de três mil dos dez mil volumes da biblioteca já estão catalogados.

Enquanto vê a informatização dinamizando os trabalhos da Divisão de Documentação, a chefe Tânia Queirós observa que a expectativa agora é a ampliação da biblioteca. Atualmente falta espaço até para a aquisição de novos livros, o que começa a prejudicar o acervo. Mas ela conta que já foi requerida uma solução para o problema e que o setor de engenharia da Casa já está trabalhando em um estudo de ampliação e modernização.

MICROFILME

A atenção dedicada ao novo processo digital não significa negligenciar a forma de arquivamento que já vinha sendo realizada, muito pelo contrário. José Luís Sales explica que a AL ainda microfilma todos os documentos e os mantém a salvo de catástrofes, como incêndios: os 1,2 mil microfilmes, contendo 2,5 mil documentos cada, são duplicados, ficando uma cópia no arquivo seguro da Empresa Gráfica da Bahia que a Assembléia aluga, e outra cópia na própria Casa. Essa preocupação toda, é claro, é para documentos importantes. Os que são considerados dispensáveis após um prazo previsto em lei vão para o descarte. Atualmente, assinala Zé Luís, o setor está atualizando o descarte da documentação financeira, anterior aos últimos cinco anos.